Um dos ingredientes indispensáveis quando o assunto é engajamento e motivação dos colaboradores é a comunicação interna. A sua empresa realmente tem uma estratégia na área ou apenas se comunica com os funcionários com o intuito de “apagar incêndios”? A verdade é que a comunicação interna vai muito além de apenas comunicar. Ela é sobre criar relacionamentos.
Vem conosco neste artigo para compreender a essência da comunicação interna e ter acesso a cases de sucesso e ideias criativas para se relacionar, engajar e motivar os colaboradores dentro da empresa.
O que é comunicação interna e como evitar o “telefone sem fio”
A comunicação interna tem o propósito de manter os colaboradores engajados, motivados e alinhados com os objetivos, valores, causas e estratégias da organização. Além disso, informações mais segmentadas como feedbacks individuais e dados relacionados às metas por setores também são considerados comunicação interna.
Quem normalmente fica responsável pelas atividades de comunicação interna é o time de comunicação (seja interno ou uma agência externa) em conjunto com a equipe de Recursos Humanos. Entretanto, o processo é muito mais complexo do que parece.
Por mais que esses times fiquem responsáveis por planejar uma estratégia de comunicação interna, muitas vezes, quem de fato ajuda a disseminar as informações são líderes, gerentes e gestores. É comum cada pessoa ter o seu jeito e essência para se comunicar. E é aí que fica complexo.
Você já deve ter ouvido falar ou até brincado de “Telefone sem Fio”, onde uma pessoa cochicha no ouvido da outra uma informação e, quando isso chega no último da fila, muitas vezes a mensagem foi modificada ou perdida ao longo de cada repasse. Não através de cochichos, mas é possível que as informações dentro das empresas também acabem se perdendo conforme ela vai sendo disseminada, tanto de forma vertical (entre superiores e subordinados), quanto horizontal (entre colaboradores do mesmo nível hierárquico).
Mas, calma, pois isso tem solução. Para evitar que a sua comunicação interna vire um “telefone sem fio”, há duas premissas: comunicar-se através da forma mais clara e atraente possível e oferecer treinamento de comunicação para os porta-vozes. Nos cases de sucesso ao longo deste artigo, você verá na prática como algumas empresas utilizaram essas e outras premissas nas estratégias de comunicação interna.
Como a comunicação interna impacta a organização como um todo
Para compreendermos a essência desta área, vamos abordar alguns dos pontos que têm relação direta com a comunicação interna. É como se fosse uma grande bola de neve do bem, pois quando a comunicação interna é eficiente, o clima organizacional melhora, os times produzem mais e melhor, e a taxa de rotatividade tende a diminuir. Confira com mais detalhes.
Clima Organizacional: crie um ambiente onde todos gostem de estar
Os nossos colegas de trabalho são como uma segunda família. Investimos muito do nosso tempo em contato com eles, seja dentro da empresa ou até mesmo na modalidade home office. Nada melhor do que se ter um clima organizacional que seja agradável e prazeroso, não é mesmo?
A comunicação interna estimula os profissionais a criarem relacionamentos interpessoais e desenvolverem o espírito de cooperação. Isso porque a empresa consegue fazer com que todos entendam qual é o objetivo final e que o trabalho de cada um é importante.
Quando temos funcionários entrosados e envolvidos, temos um time fortalecido, que respeitam uns aos outros e que querem trabalhar juntos. O resultado disso? Um ótimo clima organizacional. Por isso, se a sua empresa busca melhorar o clima organizacional, investir em uma estratégia poderosa de comunicação interna pode ser uma das soluções.
Produtividade: produzir mais e melhor
É claro que os recursos e ferramentas utilizados para produzirmos nossos trabalhos tem relação direta com a nossa produtividade. Entretanto, sem motivação, não há tecnologia que faça sermos mais produtivos. Depois que os colaboradores estão engajados na mesma causa, é natural que eles se empenhem mais para dar o melhor para alcançar tal objetivo.
Vamos lhe contar uma breve história fictícia para você entender a relação da comunicação interna com o propósito, importância e impacto que o trabalho de cada colaborador tem nos resultados da empresa.
Em uma cidade do interior de São Paulo, uma grande obra estava sendo realizada e três empresas foram contratadas para ajudar com a mão de obra. Havia três pedreiros trabalhando na obra, cada um contratado por uma das empresas. Uma pessoa fez a seguinte pergunta para eles: “O que vocês estão fazendo?”. Veja as respostas:
O primeiro respondeu: estou colocando um tijolo em cima do outro.
O segundo: estou construindo uma parede.
O terceiro: estou construindo a primeira igreja desta comunidade.
Você percebeu aí a importância da comunicação das empresas com os funcionários na hora de explicar o objetivo e o impacto do trabalho deles? Isso faz parte da comunicação interna.
É muito provável que o terceiro pedreiro produza mais e melhor, pois ele tem a consciência do que ele está construindo, há um propósito maior no trabalho dele.
Turnover: não há motivos para sair
Quando a empresa atinge o nível de motivação, reconhecimento e entendimento de propósito, ela tem funcionários felizes, e satisfeitos, sem motivos para deixar a empresa. A comunicação interna cria um relacionamento transparente, verdadeiro e muito poderoso.
Um planejamento de comunicação organizado e consistente focado em diminuir turnover é uma solução usada por muitas empresas, inclusive há um case internacional sobre o assunto. Ficou curioso? Então vamos juntos ao próximo tópico onde traremos alguns cases de sucesso de comunicação interna focada em melhorar diferentes áreas dentro da empresa.
Comunicação Interna: 4 cases de sucesso para você se inspirar
Cada empresa é única, mas podemos aprender muito uma com as experiências das outras. Use os cases a seguir para se inspirar a criar o seu planejamento de comunicação interna baseado nos objetivos que sejam importantes para a sua organização no momento.
1. Best Buy diminuiu 84% do turnover
Uma das maiores multinacionais de eletrônicos dos Estados Unidos estava com um grande problema: as taxas de turnover estavam em torno de 50%. Uma das estratégias para reverter essa situação foi investir em comunicação interna. O resultado? Hoje a empresa apresenta rotatividade entre 8% a 12%.
Eles criaram uma rede social interna, chamada de Blue Shirt Nation (Nação Camiseta Azul) - o nome está relacionado a cor da camiseta do uniforme de todos os funcionários, que é azul. O objetivo era nivelar a organização e promover a troca de ideias entre funcionários de todos os níveis.
A rede hoje conta com mais de 25 mil usuários, do chão de fábrica até os escritórios corporativos. Há trocas de feedback e experiências que eles têm com os clientes. Além disso, a empresa que sempre criava ferramentas internas sem ao menos falar com os colaboradores, agora ouve os funcionários durante as conversas dentro da rede social.
2. Todos lembram do nome da CEO da Game Captains
Esse não pode ser considerado um case corporativo, mas é um aprendizado valioso que você pode levar para as suas comunicações internas.
Uma das maiores dificuldades quando nos comunicamos, é deixar a mensagem compressível e clara para o nosso público. É comum cairmos na “Maldição do Conhecimento”, ou seja, quando conhecemos muito bem sobre um assunto, é fácil esquecermos de como é ser um leigo e deixamos de comunicar pontos óbvios, porém importantes.
Se você realmente deseja que o seu público compreenda o que você está falando, você deve fazer, de forma brilhante, a articulação da sua mensagem com algum conhecimento comum. Para tanto, basta você conectar o que você está dizendo com algo que o seu público já conhece.
Se você ainda não conhece a fundo o público com quem vai se comunicar, faça a conexão da sua mensagem com algo da cultura em geral. Quer um exemplo? É bem provável que todos já tenham assistido ao filme “O Rei Leão”, da Disney. Se você estiver comunicando valores corporativos, você pode dizer “Preferimos quem os valores da nossa empresa correspondam aos de Mufasa do que com os de Scar”.
No início esse exercício de conexão pode parecer complexo. Mas, comece com um contexto simples para você praticar. A Suvi Koivusalo utiliza essa linha de pensamento para que as pessoas lembrem o seu primeiro nome, que é bastante incomum. Quando ela se apresenta, ela pede para a pessoa pensar em um carro grande, um SUV. E então, magicamente, todos lembram do seu nome: SUVI.
Portanto, quando o público se relaciona com o que você está dizendo, é muito mais fácil dele entender e lembrar da sua mensagem.
3. Marshall Aerospace and Defense Group: aumento em 10% do engajamento interno
Em uma das pesquisas do Great Place to Work (GPTW), o MADG identificou uma equipe de trabalho altamente resistente à mudança e um baixo engajamento interno. O ano era de 2012 e, devido à troca de contrato com o Ministério da Defesa, sabia-se que grandes mudanças estavam por vir.
Os dados e percepções coletados em uma pesquisa interna foram extremamente valiosos para fornecer o contexto necessário para desenvolver uma narrativa forte focada em aumentar o engajamento. Isso levou à criação do programa 'Engajamento para o Sucesso'.
O programa foi dividido em fases: a primeira foi uma conferência com as lideranças onde foi comunicado o porquê deste programa, relacionando com as grandes mudanças que estavam por vir. A segunda fase contou com 17 eventos internos e muitos pontos de contato para disseminar os valores e plantar a semente de reconstrução de cultura, apresentando não só as mudanças, mas também os resultados esperados e alcançados durante todo o período da campanha.
Ao todo, 1.323 pessoas trabalharam durante dez meses, contribuindo com ideias e formas de quebrar a barreira que os funcionários já tinham criado sobre a empresa não ser um bom lugar para se trabalhar. A empresa teve um aumento de 10% de engajamento já na pesquisa seguinte e se tornou um “Great Place to Work” na visão dos funcionários.
4. West Midlands Railway apostou em escuta ativa e saúde mental
Esse é um case pré-pandemia, mas que pode nos ensinar sobre comunicação interna, escuta ativa e uma cultura que prioriza a saúde mental. A empresa West Midlands Railway estava passando por um período crítico de mudança de franquia e as lideranças estratégicas sabiam que os funcionários iriam precisar de um suporte contínuo para se manterem produtivos e saudáveis durante essa jornada.
Para tanto, as mensagens amplas sobre saúde mental e o poder de ouvir se tornaram constantes dentro da organização. O primeiro passo foi treinar os gerentes seniores para serem os “Primeiros Socorros em Saúde Mental”. Eles aprenderam habilidades para lidar com pessoas durante crises e também atuar como facilitadores de conversas difíceis.
A campanha “Hear to Listen” não foi apresentada com o foco na saúde mental, mas sim para reforçar que a empresa estava operando em uma cultura em que as lideranças queriam sentar-se e conversar com os funcionários para saber como eles estão.
Os funcionários foram motivados a contarem as suas histórias e elas eram compartilhadas na intranet. A narração de histórias reais e a formação de líderes que sabiam como socorrer os funcionários que precisavam de suporte emocional criou um local de trabalho onde a cultura de confiança foi totalmente estabelecida.
Além de manter a saúde mental dos funcionários saudável, iniciou-se um processo importante de mudança de cultura. Foi um jogo ganho graças a uma estratégia de comunicação interna bem planejada e colocada em prática com maestria.
Que tal revisar a sua estratégia de comunicação interna?
Uma boa comunicação interna costuma diferir de empresa para empresa. Negócios diferentes têm requisitos de comunicação diferentes. No entanto, uma coisa é sempre igual: a necessidade de alinhar as comunicações aos resultados que as empresas querem alcançar.
As campanhas terão complexidade, escopo e orçamentos diversos, mas elas têm práticas básicas em comum. Antes de planejar a sua próxima estratégia lembre-se de:
Ouvir os funcionários. Nem sempre a resposta que você procura está na internet, às vezes ela vem de uma escuta ativa em conversas com os funcionários.
Contar histórias genuínas e emocionantes com palavras, fotos e vídeos.
Relacionar o conteúdo a ser comunicado com algum conhecimento já existente.
Usar nomes de campanha, metáforas ou mascotes cativantes.
Colocar os funcionários na frente e no centro.
É responsabilidade dos comunicadores – time de comunicação, RH, diretores, lideranças, colaboradores-chaves - assumirem seus papéis diante das comunicações, entendendo como cada mensagem pode melhor apoiar as metas de negócios, seja elas quais forem.
A comunicação interna acontece todos os dias, em todos os níveis da empresa, com ou sem estratégia. Mas ela só traz resultados quando de fato é planejada e focada em alcançar objetivos. Que tal usar esses cases e nossas dicas para começar agora o seu planejamento?